Il sistema di segnalazione interna si compone dei seguenti canali:

1. Applicativo dedicato, accedendo al link https://bancaifis-whistleblowing.integrityline.com;
2. Sistema di messaggistica vocale, contattando il numero verde 800 591 836;
3. Servizio postale (o posta interna), inviando all’attenzione del Responsabile dell’Internal Audit la segnalazione scritta in busta chiusa contenente la dicitura “STRETTAMENTE RISERVATA”;
4. Incontro con il Responsabile dell’Internal Audit, contattando il numero verde 800 591 836.

Utilizzando i suddetti canali sono garantite le tutele previste dalla normativa Whistleblowing:

• Obbligo riservatezza: in ogni fase del processo viene garantita l’identità della persona segnalante, della persona segnalata e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
• Trattamento dei dati personali: le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. I dati personali raccolti nel processo di segnalazione sono trattati da Banca Ifis S.p.A. in qualità di titolare del trattamento nel rispetto dei principi e degli obblighi sanciti dalla normativa sulla protezione dei dati personali (Regolamento UE n. 2016/679 – GDPR e D. lgs n. 196/2003 – Codice Privacy) e sono protetti con misure di sicurezza adeguate. Ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali sono reperibili nell’informativa resa disponibile al seguente link.
• Divieto di ritorsione: sono adottate tutte le misure necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale della persona segnalante, assicurando un’adeguata tutela da qualsiasi forma di ritorsione, penalizzazione, discriminazione o minacce.

Si fa presente che la tutela delle persone segnalanti si applica anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali), durante il periodo di prova e successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso) e si estende anche ai facilitatori, alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente, agli enti di proprietà della Persona Segnalante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

La segnalazione può avere ad oggetto qualsiasi comportamento, azione od omissione da parte un soggetto appartenente all’organizzazione aziendale, che viola disposizioni normative e che lede o può ledere l’interesse pubblico o l’integrità della Capogruppo e/o delle Controllate. La segnalazione può riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.

A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può riguardare comportamenti, azioni od omissioni che consistono in:

• Violazioni delle disposizioni normative nazionali – In tale categoria vi rientrano a titolo esemplificativo e non esaustivo: gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, i reati presupposto per l’applicazione del d.lgs. n. 231/2001 e le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel citato d.lgs. n. 231/2001, le violazioni delle disposizioni dettate in funzione di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, le violazioni delle norme in materia di intermediazione finanziaria e disciplinanti l’attività bancaria.
• Violazioni di leggi e regolamenti del Codice Etico di Gruppo o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare.
• Violazioni del diritto dell’Unione Europea – In tale categoria vi rientrano a titolo esemplificativo e non esaustivo:
  • Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  • Atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
  • Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei precedenti tre punti.

Gli elementi che devono essere riportati all’interno delle segnalazioni sono:

• Indicazione che si tratta di una segnalazione per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione ai sensi della normativa Whistleblowing. Tale specificazione comporta, laddove la segnalazione pervenga erroneamente a un soggetto non competente oppure attraverso un canale diverso da quelli specificamente previsti, che la segnalazione non venga trattata come segnalazione ordinaria e, pertanto, senza le tutele previste per il whistleblower, ma che debba essere trasmessa dal ricevente tempestivamente (non oltre sette giorni) da parte di quest’ultimo al Responsabile di Internal Audit;
• La società del gruppo a cui si riferisce la segnalazione;
• I dati della persona segnalante, indicando i canali di contatto per dare seguito alle successive interlocuzioni. Tali dati non sono obbligatori in quanto la segnalazione può essere anche in forma anonima ma, in tal caso, qualora si rendessero necessarie delle integrazioni la segnalazione potrebbe non essere efficacemente indagata;
• I fatti circostanziati e riscontrabili (e quindi, ciò che è accaduto, quando è accaduto, dove si è verificato) e le informazioni e i dati necessari ad individuare inequivocabilmente gli autori della condotta illecita;
• Eventuali conflitti di interesse della persona segnalante collegati alla segnalazione;
• Eventuali corresponsabilità della persona segnalante delle violazioni;
• Gli elementi probatori (con eventuale documentazione allegata se disponibile) funzionali all’analisi delle segnalazioni;
• L’eventuale persona, se operante nel medesimo contesto lavorativo, che ha dato assistenza nel processo di segnalazione.

Di seguito si porta a conoscenza di tutto il personale la relazione annuale sul corretto funzionamento del processo interno, contenente le informazioni aggregate sulle risultanze dell’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute Relazione annuale sul corretto funzionamento del sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing) 2022

Si aggiunge che il sistema delle segnalazioni si compone anche delle seguenti modalità di trasmissione, in cui sono garantite le medesime tutele già descritte in tema di riservatezza, trattamento dei dati e ritorsioni, attivabili in presenza di determinate condizioni, come precisato di seguito.

La segnalazione può essere trasmessa all’Autorità nazionale anticorruzione (“Anac”) se ricorre una delle seguenti condizioni:

1. Il canale di segnalazione interna non è attivo;
2. La persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
3. La persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, nel caso di incompatibilità tra persona segnalante e soggetto responsabile del sistema di segnalazione interna) ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
4. La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Inoltre, la persona segnalante può rivolgersi ad ANAC anche per notificare eventuali atti ritorsivi conseguenti ad una segnalazione.

Le opzioni di trasmissione sono messe a disposizione da Anac sul proprio sito internet raggiungibile al link  https://www.anticorruzione.it/ dove sono pubblicati anche:

• Le linee guida sulla normativa whistleblowing;
• I contatti di Anac in caso di necessità di informazioni sull’uso del canale di segnalazione nonché sulle misure di protezione applicabili;
• L’elenco degli enti convenzionati con Anac che forniscono misure di sostegno consistenti in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito alle persone segnalanti sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni e alla persona segnalata sui propri diritti nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

Qualora la segnalazione abbia ad oggetto informazioni sulle violazioni che non rientrano nella propria competenza (quali illeciti che rilevano sotto il profilo penale o erariale), Anac provvede alla loro immediata trasmissione alla autorità amministrativa o giudiziaria competenti comprese le istituzioni, gli organi o gli organismi dell’Unione europea.